ISO 19011:2018 Auditprogrammamanagement
Een fundamentele gids voor de business professional ter voorbereiding op de ISO Audit Professional training. Beheers de cyclus van plannen, uitvoeren, monitoren en verbeteren.
De Context van Auditprogrammamanagement
Als toekomstig Lead Auditor is het essentieel om niet alleen de individuele audit te begrijpen, maar ook het bredere kader: het auditprogramma. Volgens ISO 19011:2018 (Hoofdstuk 5) is het managen van een auditprogramma een cyclisch proces dat gebaseerd is op de PDCA-cyclus (Plan-Do-Check-Act).
Het doel van deze pagina is om u op HBO-niveau inzicht te geven in de strategische en operationele aspecten van het beheren van één of meerdere audits over een bepaalde tijdsperiode.
Doelen & Risico's
Implementatie
Meten & Evalueren
Review & Correctie
De 7 Principes van Auditing
Effectief programmamanagement rust op zeven fundamentele pijlers. Deze principes moeten zichtbaar zijn in elke fase van uw programma.
1. Integriteit
De basis van professionaliteit. Auditors en programmamanagers moeten hun werk ethisch, eerlijk en verantwoordelijk uitvoeren.
2. Eerlijke presentatie
De verplichting om waarheidsgetrouw en nauwkeurig te rapporteren. Bevindingen, conclusies en rapporten moeten de auditactiviteiten accuraat weerspiegelen.
3. Professionele zorgvuldigheid
De toepassing van ijver en beoordelingsvermogen tijdens het auditproces, passend bij het belang van de taak.
4. Vertrouwelijkheid
Informatiebeveiliging. Gevoelige informatie verkregen tijdens de audit mag niet worden misbruikt of onzorgvuldig worden gedeeld.
5. Onafhankelijkheid
De basis voor onpartijdigheid en objectiviteit van de auditconclusies. Auditors moeten, waar mogelijk, onafhankelijk zijn van de activiteit die wordt geaudit.
6. Op feiten gebaseerde benadering
Evidence-based decision making. Auditconclusies moeten gebaseerd zijn op verifieerbaar bewijs, niet op onderbuikgevoelens.
7. Risicogebaseerde benadering
Cruciaal in ISO 19011:2018. Een auditbenadering die rekening houdt met risico's en kansen. De planning richt zich op de zaken die er het meest toe doen voor de auditee.
Fase 1: Planning van het Auditprogramma
De planningsfase legt het fundament. Een auditprogramma zonder duidelijke richting levert zelden toegevoegde waarde.
Doelstellingen bepalen
Waarom auditen we? Doelstellingen kunnen variëren van het voldoen aan wetgeving (compliance) tot het evalueren van leveranciers of het identificeren van procesverbeteringen. De doelstellingen moeten in lijn zijn met de strategische richting van de organisatie.
Risico's en Kansen (Risicogebaseerd denken)
Als auditprogrammamanager moet u risico's identificeren die het behalen van de auditdoelstellingen kunnen belemmeren. Voorbeelden:
| Type | Voorbeeld | Mitigatie / Actie |
|---|---|---|
| Planning | Onvoldoende tijd of beschikbaarheid van de auditee. | Communiceer planningen ruim van tevoren; houd rekening met seizoensdrukte. |
| Middelen | Onvoldoende gekwalificeerde auditors beschikbaar. | Training, inhuur van externe experts, of pool uitbreiden. |
| Communicatie | Ineffectieve communicatiekanalen. | Vaststellen van contactpersonen en communicatieprotocollen. |
Omvang en Procedures
- Omvang (Scope): Wat valt binnen het programma? (Locaties, processen, tijdsperiode).
- Middelen: Budget, reistijd, audittools en technologie (remote auditing).
- Procedures: Hoe gaan we om met vertrouwelijkheid, veiligheid, en rapportage?
Fase 2: Uitvoering van het Auditprogramma
Hier wordt het plan omgezet in actie. De focus ligt op coördinatie en competentiemanagement.
Selectie van Auditteams
De kwaliteit van de audit hangt af van de competentie van het team. Conform ISO 19011 moet u als programmamanager zorgen voor de juiste mix van kennis:
- Kennis van auditprincipes en -methoden.
- Specifieke kennis van de sector en de processen van de auditee.
- Soft skills (communicatie, conflicthantering).
Managen van Auditactiviteiten
Tijdens de uitvoering zorgt u voor:
- Communicatie: Informeren van stakeholders en auditees over de planning.
- Coördinatie: Zorgen dat auditors over de juiste informatie en middelen beschikken.
- Records: Het beheren van auditplannen, rapporten en bewijsmateriaal.
- Operationele wijzigingen: Bijsturen wanneer audits uitlopen of onverwachte risico's optreden.
Fase 3: Monitoring van het Auditprogramma
Tijdens en na de uitvoering moet de voortgang bewaakt worden. Worden de doelen behaald?
Wat moet u monitoren?
Monitoring is een continu proces om te verifiëren of het programma "on track" is.
- Schema's: Worden audits volgens planning uitgevoerd?
- Prestaties: Functioneren de auditteams zoals verwacht? Is de feedback van de auditee positief?
- Resultaten: Welke trends zien we in de non-conformities? Zijn er structurele problemen in de organisatie?
Fase 4: Review en Verbetering
De cirkel is pas rond als er geleerd wordt van de resultaten. Dit is de input voor het volgende auditjaar.
Beoordelen van Effectiviteit
De programmamanager voert een review uit op het gehele programma:
- Zijn de auditdoelstellingen behaald?
- Zijn de geïdentificeerde risico's effectief beheerst?
- Was de tijdsbesteding realistisch?
Correctieve Acties & Continu Verbeteren
Op basis van de review worden aanpassingen gedaan voor het volgende programma. Dit kan betekenen:
- Aanpassen van procedures.
- Extra training voor auditors.
- Wijzigen van de auditfrequentie of -scope op basis van risico's.
Een volwassen auditprogramma leert van zichzelf en evolueert mee met de organisatie.
ISO 19011:2018 Auditprogrammamanagement
Een fundamentele gids voor de business professional ter voorbereiding op de ISO Audit Professional training. Beheers de cyclus van plannen, uitvoeren, monitoren en verbeteren.
De Context van Auditprogrammamanagement
Als toekomstig Lead Auditor is het essentieel om niet alleen de individuele audit te begrijpen, maar ook het bredere kader: het auditprogramma. Volgens ISO 19011:2018 (Hoofdstuk 5) is het managen van een auditprogramma een cyclisch proces dat gebaseerd is op de PDCA-cyclus (Plan-Do-Check-Act).
Het doel van deze pagina is om u op HBO-niveau inzicht te geven in de strategische en operationele aspecten van het beheren van één of meerdere audits over een bepaalde tijdsperiode.
Doelen & Risico's
Implementatie
Meten & Evalueren
Review & Correctie
De 7 Principes van Auditing
Effectief programmamanagement rust op zeven fundamentele pijlers. Deze principes moeten zichtbaar zijn in elke fase van uw programma.
1. Integriteit
De basis van professionaliteit. Auditors en programmamanagers moeten hun werk ethisch, eerlijk en verantwoordelijk uitvoeren.
2. Eerlijke presentatie
De verplichting om waarheidsgetrouw en nauwkeurig te rapporteren. Bevindingen, conclusies en rapporten moeten de auditactiviteiten accuraat weerspiegelen.
3. Professionele zorgvuldigheid
De toepassing van ijver en beoordelingsvermogen tijdens het auditproces, passend bij het belang van de taak.
4. Vertrouwelijkheid
Informatiebeveiliging. Gevoelige informatie verkregen tijdens de audit mag niet worden misbruikt of onzorgvuldig worden gedeeld.
5. Onafhankelijkheid
De basis voor onpartijdigheid en objectiviteit van de auditconclusies. Auditors moeten, waar mogelijk, onafhankelijk zijn van de activiteit die wordt geaudit.
6. Op feiten gebaseerde benadering
Evidence-based decision making. Auditconclusies moeten gebaseerd zijn op verifieerbaar bewijs, niet op onderbuikgevoelens.
7. Risicogebaseerde benadering
Cruciaal in ISO 19011:2018. Een auditbenadering die rekening houdt met risico's en kansen. De planning richt zich op de zaken die er het meest toe doen voor de auditee.
Fase 1: Planning van het Auditprogramma
De planningsfase legt het fundament. Een auditprogramma zonder duidelijke richting levert zelden toegevoegde waarde.
Doelstellingen bepalen
Waarom auditen we? Doelstellingen kunnen variëren van het voldoen aan wetgeving (compliance) tot het evalueren van leveranciers of het identificeren van procesverbeteringen. De doelstellingen moeten in lijn zijn met de strategische richting van de organisatie.
Risico's en Kansen (Risicogebaseerd denken)
Als auditprogrammamanager moet u risico's identificeren die het behalen van de auditdoelstellingen kunnen belemmeren. Voorbeelden:
| Type | Voorbeeld | Mitigatie / Actie |
|---|---|---|
| Planning | Onvoldoende tijd of beschikbaarheid van de auditee. | Communiceer planningen ruim van tevoren; houd rekening met seizoensdrukte. |
| Middelen | Onvoldoende gekwalificeerde auditors beschikbaar. | Training, inhuur van externe experts, of pool uitbreiden. |
| Communicatie | Ineffectieve communicatiekanalen. | Vaststellen van contactpersonen en communicatieprotocollen. |
Omvang en Procedures
- Omvang (Scope): Wat valt binnen het programma? (Locaties, processen, tijdsperiode).
- Middelen: Budget, reistijd, audittools en technologie (remote auditing).
- Procedures: Hoe gaan we om met vertrouwelijkheid, veiligheid, en rapportage?
Fase 2: Uitvoering van het Auditprogramma
Hier wordt het plan omgezet in actie. De focus ligt op coördinatie en competentiemanagement.
Selectie van Auditteams
De kwaliteit van de audit hangt af van de competentie van het team. Conform ISO 19011 moet u als programmamanager zorgen voor de juiste mix van kennis:
- Kennis van auditprincipes en -methoden.
- Specifieke kennis van de sector en de processen van de auditee.
- Soft skills (communicatie, conflicthantering).
Managen van Auditactiviteiten
Tijdens de uitvoering zorgt u voor:
- Communicatie: Informeren van stakeholders en auditees over de planning.
- Coördinatie: Zorgen dat auditors over de juiste informatie en middelen beschikken.
- Records: Het beheren van auditplannen, rapporten en bewijsmateriaal.
- Operationele wijzigingen: Bijsturen wanneer audits uitlopen of onverwachte risico's optreden.
Fase 3: Monitoring van het Auditprogramma
Tijdens en na de uitvoering moet de voortgang bewaakt worden. Worden de doelen behaald?
Wat moet u monitoren?
Monitoring is een continu proces om te verifiëren of het programma "on track" is.
- Schema's: Worden audits volgens planning uitgevoerd?
- Prestaties: Functioneren de auditteams zoals verwacht? Is de feedback van de auditee positief?
- Resultaten: Welke trends zien we in de non-conformities? Zijn er structurele problemen in de organisatie?
Fase 4: Review en Verbetering
De cirkel is pas rond als er geleerd wordt van de resultaten. Dit is de input voor het volgende auditjaar.
Beoordelen van Effectiviteit
De programmamanager voert een review uit op het gehele programma:
- Zijn de auditdoelstellingen behaald?
- Zijn de geïdentificeerde risico's effectief beheerst?
- Was de tijdsbesteding realistisch?
Correctieve Acties & Continu Verbeteren
Op basis van de review worden aanpassingen gedaan voor het volgende programma. Dit kan betekenen:
- Aanpassen van procedures.
- Extra training voor auditors.
- Wijzigen van de auditfrequentie of -scope op basis van risico's.
Een volwassen auditprogramma leert van zichzelf en evolueert mee met de organisatie.