Waarom PRINCE2-terminologie kennen?

PRINCE2 hanteert een specifieke set begrippen die een gemeenschappelijke taal vormen voor iedereen die bij een project betrokken is. Het beheersen van deze terminologie is essentieel voor effectieve communicatie, het behalen van certificeringen en het succesvol toepassen van de methode in de praktijk.

Projectorganisatie

Begrippen rondom de organisatiestructuur van een PRINCE2-project.

Begrip	Definitie
Project Board (Stuurgroep)	Het besluitvormend orgaan van het project, bestaande uit de Executive, Senior User en Senior Supplier. Verantwoordelijk voor de strategische sturing.
Executive (Opdrachtgever)	De voorzitter van de stuurgroep die eindverantwoordelijk is voor het project en eigenaar is van de Business Case.
Senior User (Senior Gebruiker)	Vertegenwoordigt de belangen van de gebruikers die met de projectresultaten gaan werken. Bewaakt dat het project de gewenste baten oplevert.
Senior Supplier (Senior Leverancier)	Vertegenwoordigt de belangen van de partijen die de projectproducten ontwerpen, ontwikkelen en implementeren.
Project Manager	Verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing en planning van het project, binnen de kaders die de stuurgroep heeft gesteld.
Team Manager	Ontvangt werkpakketten van de projectmanager en stuurt het team aan dat de producten daadwerkelijk realiseert.
Project Assurance	Bewaakt namens de stuurgroep dat het project correct wordt uitgevoerd. Elke stuurgroeplid kan een project assurance-rol delegeren.
Change Authority	Persoon of groep aan wie de stuurgroep de bevoegdheid heeft gedelegeerd om over wijzigingsverzoeken te besluiten, binnen bepaalde grenzen.
Project Support	Biedt administratieve en logistieke ondersteuning aan de projectmanager, zoals het bijhouden van registers en configuratiebeheer.
Corporate/Programme Management	Het niveau boven het project dat het projectmandaat verstrekt en de projectresultaten ontvangt.

Management Producten

De belangrijkste documenten en producten die PRINCE2 voorschrijft.

Business Case

De zakelijke rechtvaardiging voor het project. Beschrijft de verwachte baten, kosten, risico's en tijdslijn. Wordt gedurende het hele project bijgewerkt.

Project Initiation Document (PID)

Het basisdocument dat alle essentiële projectinformatie samenbrengt: scope, aanpak, rollen, plannen, beheersing en de Business Case.

Project Brief

Een voorlopige samenvatting van het project die wordt opgesteld tijdens het proces Opstarten. Dient als basis voor het PID.

Project Product Description

Beschrijft het eindproduct van het project: het doel, de samenstelling, de kwaliteitsverwachtingen en de acceptatiecriteria.

Work Package

Een set informatie die de projectmanager aan een teammanager geeft om een of meer producten te realiseren. Bevat eisen, beperkingen en rapportageafspraken.

End Stage Report / End Project Report

Rapportages die aan het einde van een fase of het project worden opgesteld om de prestaties te evalueren ten opzichte van het plan.

Beheersing en Toleranties

Begrippen rondom projectbeheersing, voortgang en escalatie.

Begrip	Definitie
Tolerantie	De toegestane afwijking boven en onder een geplande waarde, zonder dat escalatie nodig is. Wordt vastgesteld voor tijd, kosten, kwaliteit, scope, risico en baten.
Exception (Uitzondering)	Een situatie waarin de toleranties dreigen te worden overschreden, waardoor escalatie naar het hogere managementniveau noodzakelijk is.
Exception Report	Een rapport dat wordt opgesteld wanneer een uitzondering optreedt, met een beschrijving van het probleem, de opties en een aanbeveling.
Highlight Report	Periodiek statusrapport van de projectmanager aan de stuurgroep over de voortgang van de huidige fase.
Checkpoint Report	Periodiek voortgangsrapport van de teammanager aan de projectmanager over de status van een werkpakket.
Lessons Log	Register waarin gedurende het project ervaringen en geleerde lessen worden vastgelegd voor toekomstig gebruik.
Lessons Report	Rapport dat aan het einde van het project wordt opgesteld met de belangrijkste lessen voor toekomstige projecten.

Kwaliteit en Producten

Begrippen rondom kwaliteitsbeheer en productbeschrijvingen.

Begrip	Definitie
Product Description	Een beschrijving van het doel, de samenstelling, de kwaliteitscriteria en de kwaliteitsmethode van een product.
Quality Criteria	De meetbare specificaties waaraan een product moet voldoen om als acceptabel te worden beschouwd.
Quality Tolerance	De toegestane afwijking van de kwaliteitscriteria waarbinnen een product nog steeds acceptabel is.
Quality Register	Een register van alle geplande en uitgevoerde kwaliteitsactiviteiten, met hun resultaten.
Product Breakdown Structure (PBS)	Een hiërarchische structuur die het eindproduct opdeelt in alle deelproducten die moeten worden opgeleverd.
Product Flow Diagram	Een diagram dat de volgorde en afhankelijkheden tussen de producten toont.
Configuration Item	Een entiteit die onder configuratiebeheer valt, waarvan de status en versie wordt bijgehouden.
Baseline	Een goedgekeurde versie van een product of plan, die als referentiepunt dient voor het meten van voortgang.

Risico's en Issues

Begrippen rondom risicomanagement en issue-afhandeling.

Risico

Risk (Risico)	Een onzekere gebeurtenis die, als deze optreedt, een positief of negatief effect heeft op het project.
Threat (Bedreiging)	Een risico met een negatief effect op de projectdoelstellingen.
Opportunity (Kans)	Een risico met een positief effect dat het project ten goede kan komen.
Risk Register	Het register waarin alle geïdentificeerde risico's, hun beoordeling en de geplande maatregelen worden bijgehouden.
Risk Owner	De persoon die verantwoordelijk is voor het bewaken en beheersen van een specifiek risico.
Risk Response	De gekozen strategie om een risico aan te pakken: vermijden, reduceren, overdragen, accepteren (bij bedreigingen) of exploiteren, vergroten, delen, afwijzen (bij kansen).

Issues

Issue	Een relevante gebeurtenis die is opgetreden en management-actie vereist. Kan een probleem, wijzigingsverzoek of off-specification zijn.
Request for Change (RFC)	Een voorstel om een baseline-product te wijzigen. Moet formeel worden beoordeeld op impact.
Off-Specification	Een product dat niet voldoet aan de vastgestelde specificaties, of een ontbrekend product.
Issue Register	Register waarin alle formele issues worden vastgelegd, inclusief hun status en afhandeling.
Daily Log	Informeel logboek van de projectmanager voor het bijhouden van acties, beslissingen en gebeurtenissen die niet formeel geregistreerd hoeven te worden.

Plannen en Fasen

Begrippen rondom planning, fasen en beslismomenten.

Begrip	Definitie
Project Plan	Het overkoepelende plan op hoog niveau dat de gehele looptijd van het project beschrijft, met de belangrijkste mijlpalen en kosten.
Stage Plan	Een gedetailleerd plan voor een individuele managementfase, met activiteiten, resources en tijdlijn.
Exception Plan	Een plan dat wordt opgesteld ter vervanging van het huidige Stage Plan wanneer toleranties dreigen te worden overschreden.
Management Stage	Een afgebakende periode in het project waarbinnen de projectmanager het dagelijks management voert, eindigend met een beslismoment door de stuurgroep.
Initiation Stage	De eerste managementfase waarin het project wordt gedetailleerd gepland en het PID wordt opgesteld.
Delivery Stage	Een managementfase waarin de daadwerkelijke projectproducten worden gecreëerd en opgeleverd.
Project Mandate	De externe trigger die het startpunt vormt voor een PRINCE2-project. Bevat de reden en verwachtingen voor het project.

Overzicht: Begrippen per Thema

De PRINCE2-begrippen zijn logisch gegroepeerd rondom de zeven thema's van de methode:

Business Case — Business Case, Project Mandate, Baten, Dis-baten

Organisatie — Project Board, Executive, Senior User, Senior Supplier, Project Manager, Team Manager, Project Assurance, Project Support, Change Authority

Kwaliteit — Product Description, Quality Criteria, Quality Tolerance, Quality Register, PBS, Product Flow Diagram, Acceptance Criteria

Plannen — Project Plan, Stage Plan, Exception Plan, Management Stage, Initiation Stage, Delivery Stage, Work Package

Risico — Risk, Threat, Opportunity, Risk Register, Risk Owner, Risk Response, Proximity, Probability, Impact

Wijziging — Issue, Request for Change, Off-Specification, Issue Register, Configuration Item, Baseline, Change Authority

Voortgang — Tolerance, Exception, Highlight Report, Checkpoint Report, End Stage Report, End Project Report, Lessons Log, Lessons Report

Het beheersen van deze terminologie zorgt ervoor dat alle projectdeelnemers dezelfde taal spreken en efficiënt kunnen samenwerken.

PRINCE2 Begrippen